Datenschutz für Kunden und andere betroffene Personen

Hinweise zur Datenverarbeitung für Kunden und andere betroffene

Personen („Datenschutzhinweise“)

Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert helcotec Chemie u. Technik GmbH (nachfolgend „helcotec“) Sie über die Verarbeitung von personen-bezogenen Daten durch helcotec und die Ihnen als betroffene Personen zustehenden Rechte.

1 Geltungsbereich und Begrifflichkeiten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch helcotec Chemie u. Technik GmbH. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten (z.B. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“) wird auf die Definitionen in Art. 4 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) verwiesen.

Sollten Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und -kontakte nicht zugleich betroffene Person sein, werden sie die Datenschutzhinweise an die für sie auftretenden natürlichen Personen (z.B. ihre Ansprechpartner, sonstige beauftragte oder bevollmächtigte Personen) weitergeben.

2 Verantwortlicher und betrieblicher Daten-schutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist

helcotec Chemie u. Technik GmbH

Trompeterallee 240

D-41189 Mönchengladbach

Email: info@helcotec.com

Telefon: +49 2166 144 01-0

Fax: +49 2166 144 01-23

Den von helcotec bestellten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@helcotec.com.

3 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

3.1 Verarbeitung zu Zwecken der Durchführung des Vertragsverhältnisses

Im Rahmen der Anbahnung (z.B. Bearbeitung einer Anfrage, Angebotserstellung), Begründung, Bearbeitung und Abwicklung des Vertragsverhältnis  verarbeitet Helcotec die hierfür seitens des Kunden bereitgestellten und erforderlichen Informationen (Stamm- und Kontaktdaten des Kunden bzw. seiner Ansprechpartner und sonstiger Beteiligter, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Kommunikation mit Kunden bzw. seinen Ansprechpartnern und sonstigen Beteiligten, für die Bearbeitung der Anfrage oder des Auftrags notwendige weitere Informationen). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt primär zur angemessenen Vertragsbearbeitung. Davon umfasst ist auch die Verarbeitung zu Zwecken

  • der Interessenkollisionsprüfung,
  • der Kommunikation mit dem Kunden und weiteren Beteiligten im Rahmen der Vertragsgründung und -bearbeitung,
  • der Identifikation nach dem Geldwäschegesetz (GwG – vgl. dazu Ziffer 3.2),
  • der administrativen Durchführung (z.B. Kundenkontoführung, Kontaktverwaltung) sowie Abrechnung des Auftrags,
  • der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von wechselseitigen Rechtsansprüchen.

In Rahmen des Vertragsverhältnisses kann es erforderlich sein, dass helcotec personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. öffentlichen Registern, Presse, Internet) erhebt.

Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO zu den genannten Zwecken erforderlich. Soweit nicht Sie, sondern Ihr Arbeit- oder Auftraggeber Vertragspartner von helcotec ist, erfolgt die Verarbeitung der seitens des Vertragspartners im Rahmen des Vertragsverhältnisses bereitgestellten Daten zu Ihrer Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse von helcotec ergibt sich aus der Notwendigkeit der Verarbeitung dieser Daten zu Zwecken der Auftragserfüllung bzw. Erbringung vorvertraglicher Maßnahmen.

3.2 Erfüllung gesetzlicher Pflichten

helcotec verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. zur Erfüllung berufsrechtlicher, handelsrechtlicher, geldwäscherechtlicher und steuer-rechtlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. den jeweiligen gesetzlichen Pflichten.

3.3 Verarbeitung von Geschäftskontakten, Marketing und Werbung

Soweit helcotec Ihre geschäftlichen Kontaktdaten im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, geschäftlichen Terminen, Seminaren o.ä. oder im Rahmen einer Geschäftsanbahnung oder Beauftragung erhalten hat, speichert helcotec Ihre Kontaktdaten zu Zwecken der Pflege und Verwaltung der Geschäftskontakte im CRM-System (Customer-Relationship-Management-System). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vor-genannten Zwecken.

helcotec nutzt die Kontaktdaten dabei auch zu dem Zweck, Kunden sowie sonstigen geschäftlichen Kontakten und möglichen Interessenten Veranstaltungseinladungen, Informationsbroschüren oder sonstige Informationen zu aktuellen rechtlichen Entwicklungen und Themen (z.B. zu aktuellen Rohstoffverfügbarkeiten, Gesetzesänderungen, Fachbeiträgen), zu Neuigkeiten aus dem  Produktportfolio oder geplanten Seminaren, Events etc. zukommen zu lassen. Soweit Ihre geschäftlichen Kontaktdaten öffentlich zugänglich sind (z.B. über die Firmenwebsite oder berufliche Netzwerke wie z.B. Xing, LinkedIn) und Veranstaltungen und/oder Leistungen von helcotec für Sie aufgrund Ihres geschäftlichen Tätigkeitsbereichs von Interesse sein können, kann helcotec Ihre geschäftlichen Kontaktdaten ebenfalls zu den vorgenannten Zwecken nutzen und speichern.

Soweit Sie helcotec hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu diesen Zwecken auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DS-GVO. Ihre Einwilligung ist jederzeit frei widerruflich (vgl. hierzu Ziffer 6). Im Übrigen erfolgt die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu vorgenannten Zwecken unter den Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse von helcotec liegt in der Kundenpflege und Akquise neuer Geschäftskontakte. Soweit Sie eine Zusendung von Informationsmaterial und/oder Veranstaltungseinladungen sowie die Verwendung Ihrer Kontaktdaten zu diesen Zwecken nicht wünschen, können Sie dem jederzeit widersprechen (vgl. hierzu Ziffer 7).

3.4 IT-Sicherheit

Um die Sicherheit, Stabilität, Integrität und Funktionsfähigkeit der IT-Systeme und des IT-Betriebs sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten und der Datenverarbeitungsvorgänge bei helcotec zu gewährleisten, kann es notwendig sein, die in den IT-Systemen von Helcotec gespeicherten personenbezogenen Daten zu verarbeiten (z.B. bei der Erstellung von Back-ups oder bei der Durchführung von Tests). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken.

4 Speicherdauer

helcotec speichert Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich solange, wie dies für die Erfüllung der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungszwecken oder gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Wesentliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsrecht (insb. Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen für 6 Jahre und von Buchungsbelegen für 10 Jahre, § 257 HGB), aus dem Steuerrecht (insb. Aufbewahrung von Buchungsbelegen für 10 Jahre und von sonstigen steuerrelevanten Unterlagen für 6 Jahre, § 147 AO) und aus dem Geldwäscherecht (Aufbewahrung von Auf-zeichnungen und sonstigen Belegen i.S.d. § 8 Abs. 1 bis 3 GwG für 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet wurde, § 8 Abs. 4 GwG).

5 Empfänger und Empfängerkategorien

Soweit dies für die Abwicklung von Vertragsverhältnisses erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte oder sonstige Stellen weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Gerichte, Behörden und andere öffentliche Stellen oder private Stellen wie z.B. externe Dienstleiser, zum Zwecke der ordnungsgemäßen Vertragsbearbeitung. Soweit der Auftrag einen entsprechen-den Auslandsbezug aufweist, kann eine Weitergabe an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR notwendig sein.

helcotec setzt zudem externe Dienstleister ein, die im Rahmen ihrer Tätigkeit für helcotec Zugriff auf personenbezogene Daten haben können (z.B. Übersetzer, Post-/Transportdienstleistungen, IT-Dienstleister, Entsorgungsunternehmen, Anwälte). Die Beauftragung solcher Dienstleister erfolgt nur im Einklang mit den einschlägigen berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften.

6 Betroffenenrechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen Ihnen als betroffene Person nach der DS-GVO die folgenden Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Gemäß Art. 15 DS-GVO können Sie jederzeit Auskunft über Ihre von helcotec verarbeiteten personenbezogenen Daten und in Art. 15 Abs. 1 und 2 DS-GVO aufgelisteten Informationen im Zusammenhang mit der Verarbeitung verlangen. Im Rahmen Ihres Auskunftsrechts haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 3 DS-GVO das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Einschränkungen des Auskunftsrechts gemäß Art. 15 Abs. 4 DS-GVO, § 34 BDSG sind zu beachten.

Recht auf Berichtigung: Gemäß Art. 16 DS-GVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei Helcotec gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Löschung: Gemäß Art. 17 DS-GVO können Sie die Löschung Ihrer bei Helcotec gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die weiteren Einschränkungen des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO, § 35 BDSG sind zu beachten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. In diesem Fall dürfen Ihre personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 2 DS-GVO verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie helcotec bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit dies technisch machbar ist, die Übermittlung unmittelbar an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerruf einer erteilten Einwilligung: Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO sind Sie berechtigt, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber helcotec zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass helcotec die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Möchten Sie von den vorstehend aufgeführten Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von Helcotec (Ziffer 2).

7 Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO oder im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen.

Im Falle des berechtigten Widerspruchs wird helcotec jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten unterlassen, soweit diese nicht aus zwingenden schutzwürdigen Gründen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Das Widerspruchsrecht unterliegt den Einschränkungen des § 36 BDSG.

Soweit Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, jederzeit uneingeschränkt Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. In diesem Fall ist die Angabe einer besonderen Situation nicht erforderlich. Im Falle Ihres Wider-spruchs wird die Verarbeitung für Zwecke der Direkt-werbung umgehend eingestellt. Der Widerspruch kann formfrei an den Datenschutzbeauftragten von Helcotec an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten gerichtet werden.

8 Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch Helcotec gegen datenschutzrechtliche Bestimmung verstößt, steht Ihnen zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO zu. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes richten. In Nordrhein-Westfalen ist das LDI NRW die zuständige Aufsichtsbehörde, das unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 200444, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: posstsstelle@ldi.nrw.de